AI in de installatietechniek: waar lekt de marge weg?

Waarom is de installatiebranche een lastig geval?

Drie eigenschappen maken het zwaarder dan in de meeste sectoren. De marge per project is smal, dus een paar procent verschil bepaalt of een jaar goed of matig is. Het werk wordt op locatie gedaan, dus de informatie ontstaat buiten en komt met vertraging binnen. En de bezetting van monteurs is de echte beperking, niet de vraag.

Het gevolg: op het moment dat het management ziet dat een project uit de pas loopt, is het al gebeurd. Sturen wordt dan verklaren.

Waar lekt de marge precies weg?

Vier plekken, in volgorde van hoeveel geld er meestal in omgaat.

1. Meerwerk dat niet is gefactureerd. De uren staan geschreven, de opdracht is mondeling gegeven op de bouw, en niemand zet er een factuur achteraan. Dit is bijna altijd de grootste post, en hij valt pas op bij de nacalculatie.
2. Projecten die uitlopen. Een project dat een week achterloopt kost twee keer: eigen uren die niet elders inzetbaar zijn, en het risico op een boeteclausule bij oplevering.
3. Bezetting boven de negentig procent. Klinkt goed, is een waarschuwing. Boven die grens heb je geen ruimte meer om tegenvallers op te vangen en ga je inhuren tegen dagtarieven die de calculatie niet had voorzien.
4. Prijsafspraken die niet worden nagekomen. Niet door kwade wil, maar omdat niemand de inkoopfacturen naast de afgesproken staffel legt.

Welke systemen draaien er meestal?

Bij installatiebedrijven van twintig tot tweehonderd man kom je meestal een combinatie tegen uit dit rijtje. De namen doen er minder toe dan de vraag of je er zelf bij kunt.

Soort	Wat je vaak ziet	Wat er voor een agent in zit
ERP en projectadministratie	Exact, AFAS, Simplicate, Syntess, Vakware	projecten, begroting, gerealiseerde kosten, facturen
Urenregistratie	vaak in het ERP, soms apart	geschreven uren per project en per monteur
Planning	planbord, Excel, soms een apart pakket	wie waar staat en wanneer
Boekhouding	Twinfield, Exact Online, Moneybird, e-Boekhouden	omzet, kosten, openstaande posten, betaalgedrag
Calculatie en offertes	eigen sjablonen, soms een CRM	gewonnen en verloren offertes met prijzen

De meeste van deze pakketten hebben een koppeling of een export. Waar het misgaat is zelden de techniek en meestal de vraag wie de sleutel heeft.

Wat doet een agent hier concreet?

Het meest waardevolle eerste geval is bijna altijd hetzelfde: geschreven uren naast getekende opdrachten leggen en het verschil per project melden. Dat is één koppeling tussen twee bronnen die je allebei al hebt, en het antwoord is een lijst met projecten waar werk is geleverd dat niet in rekening is gebracht.

Daarna volgen meestal:

• een wekelijkse melding zodra de verhouding tussen begrote en geschreven uren op een project een grens passeert;
• bezetting van de komende drie weken naast de planning, met een waarschuwing voordat je moet inhuren;
• betaalgedrag per klant, met de vijf klanten die het meeste werkkapitaal vasthouden;
• verloren offertes vergeleken op prijs en doorlooptijd, zodat je ziet of je te duur bent of te traag.

Wat een agent hier níet doet: facturen versturen, orders plaatsen of prijzen aanpassen. Hij signaleert en onderbouwt, een mens beslist. Dat is niet alleen prettiger, het is ook wat de governanceafspraken voorschrijven zodra er geld aan vastzit.

Wat levert het op?

Eerlijk antwoord: dat weet je pas na de nulmeting, en dat is precies waarom je die maakt. Wel weten we welke grootheden ertoe doen in deze sector.

• Percentage niet gefactureerd meerwerk. Meet het over het afgelopen kwartaal voordat je begint. Dit is het getal waar de businesscase op staat of valt.
• Dagen tussen signaal en besluit. Hoe lang duurt het nu voordat het MT weet dat een project uitloopt?
• Uren uitzoekwerk per maandoverleg. Vaak een halve dag van twee of drie mensen, en dat is de post die het snelst verdwijnt.
• Gemiddelde betaaltermijn tegenover de afspraak. Het verschil tussen dertig en achtendertig dagen is bij een omzet van twintig miljoen een half miljoen aan werkkapitaal.

Wanneer loont dit niet?

Drie situaties waarin wij zelf zouden afraden om te beginnen.

• Als de urenregistratie structureel achterloopt. Loopt die drie weken achter, dan meldt een agent oude problemen. Eerst het ritme, dan de meting.
• Als meerwerk niet wordt vastgelegd. Wordt er op de bouw mondeling opdracht gegeven zonder dat iemand het opschrijft, dan is er niets om naast te leggen. Dat is een procesafspraak van één A4, geen AI-vraagstuk.
• Bij minder dan ongeveer twintig medewerkers. Dan past het overzicht nog in het hoofd van de eigenaar, en dat is sneller dan elk systeem.

Hoe pak je het aan?

Dezelfde volgorde als in elke sector, maar met de accenten van deze branche. Begin met de beslisscan: tien vragen die uitwijzen of je grootste knelpunt bij marge, capaciteit, cash of besluitsnelheid zit. Kies daarna één toepassing en bewijs hem in 45 dagen tegen een nulmeting. In deze sector is dat vrijwel altijd de meerwerkmelder, omdat die maar twee bronnen raakt en het resultaat meteen in euro's is uit te drukken.

Wat je vooraf regelt: iemand die het vraagstuk kent en twee tot drie uur per week vrij heeft, toegang tot het ERP en de urenregistratie (alleen lezen), en een afspraak over wanneer je stopt. Meer is niet nodig. De bredere opzet staat in AI voor bedrijven en het bestuurlijke kader in AI voor directie.

Veelgestelde vragen

Werkt dit ook als wij met onderaannemers werken?

Ja, en het wordt dan vaak nuttiger. Bij een vaste schil van zzp'ers loopt de urenstroom via meer partijen, en juist daar verdwijnt meerwerk in de marge tussen twee administraties.

Moeten wij van pakket wisselen?

Nee. Wij lezen uit wat je hebt en schrijven er niets in terug. Als je pakket geen export of koppeling kent, is dat een gesprek met je leverancier, niet met ons.

Wat als onze data rommelig is?

Dat is ze bijna altijd, en het is geen reden om te wachten. In de eerste week meten we hoe compleet en actueel je bronnen zijn. Dat is vaak de eerste keer dat het hardop wordt vastgesteld, en op zichzelf al bruikbaar.

Hoe lang duurt het voordat we iets zien?

Halverwege de derde week draait er iets wat het MT kan bekijken. Op dag 45 ligt er een besluit.